Sąskaita pateikta Odoo Iš pirmo žvilgsnio tai gali atrodyti kaip sudėtingas procesas dėl sistemos siūlomo lankstumo ir daugybės parinkčių. „Odoo“ – išsami verslo valdymo priemonė, leidžianti automatizuoti sąskaitų faktūrų kūrimą iš pardavimo užsakymų, sutarčių, prenumeratų ir kt. Todėl šiandien išsamiai paaiškinsime, kaip galite valdyti visą sąskaitų faktūrų išrašymo procesą šioje platformoje, pritaikydami jį prie konkrečių savo verslo poreikių.
Šiame straipsnyje aptarsime visus veiksmus, kurių reikia norint išrašyti sąskaitas faktūras „Odoo“ sistemoje – nuo pačių pagrindinių ir rankinių parinkčių iki visiško procesų automatizavimo naudojant šį galingą įrankį. Taip pat aptarsime keletą konkrečių modulių, kurie gali pagerinti jūsų sąskaitų faktūrų išrašymo darbo eigą. Pradėkime!
Sąskaitų išrašymas pagal pardavimo užsakymus
Vienas iš labiausiai paplitusių būdų išrašyti sąskaitas faktūras „Odoo“ sistemoje yra pardavimo užsakymai. Ši parinktis idealiai tinka, jei turite didelę pardavimo apimtį arba jei jūsų verslas priklauso nuo fizinių produktų ar paslaugų. Pardavimo užsakymai automatiškai konvertuojami į sąskaitų faktūrų juodraščius, kai jie patvirtinami.
Odoo siūlo įvairias pardavimo užsakymų konvertavimo į sąskaitas faktūras parinktis:
- Rankinis atsiskaitymas: Galite rankiniu būdu inicijuoti sąskaitų faktūrų kūrimą tiesiai iš pardavimo užsakymo, taip kontroliuodami, kada jos generuojamos. Ši parinktis ypač naudinga, jei prieš kurdami sąskaitą faktūrą norite peržiūrėti kiekvieną užsakymą.
- Atsiskaitymas prieš pristatymą: Sistema leidžia lengvai sukurti sąskaitas faktūras prieš pristatant produktą ar paslaugą, o tai įprasta, kai klientai moka iš anksto.
- Atsiskaitymas po pristatymo: Jei pageidaujate išrašyti sąskaitą faktūrą po to, kai klientas gauna prekę, „Odoo“ taip pat turi galimybę sukonfigūruoti sąskaitos faktūros kūrimą pagal pristatymo užsakymą.
Naudodami šias parinktis galite pritaikyti atsiskaitymo procesą pagal savo poreikius. Taip pat galite padalinti sąskaitas faktūras arba grąžinti lėšas tiesiai iš pardavimo užsakymo.
Sąskaitų išrašymas pagal sutartis
Jei tvarkote sutartis su savo klientais, „Odoo“ leidžia automatiškai išrašyti sąskaitas faktūras pagal sutartas sąlygas. Pavyzdžiui, galite generuoti periodines sąskaitas faktūras pasikartojančioms paslaugų sutartims ar prenumeratoms.
Sutartinis atsiskaitymas Tai leidžia:
- Laiko ir medžiagų apskaičiavimas: Jei teikiate paslaugas, kurioms reikalingas laikas ar sunaudotos medžiagos, „Odoo“ gali automatiškai sukurti sąskaitas faktūras pagal laiko įrašus arba su sutartimi susijusius medžiagų pirkimus.
- Prenumeratos ir pasikartojančios sutartys: Prenumeratoms sistema automatiškai generuoja sąskaitas faktūras pagal sutartyje nustatytą dažnumą (kas mėnesį, kas ketvirtį ir pan.). Puikiai tinka nuolatinėms paslaugoms, tokioms kaip talpinimas ar priežiūra.
Šis metodas labai naudingas įmonėms, teikiančioms ilgalaikes paslaugas, nes nereikia rankiniu būdu kurti sąskaitos faktūros kiekvienam atsiskaitymo ciklui.
Rankinis atsiskaitymas
Nors automatizavimas yra puikus dalykas, pasitaiko situacijų, kai sąskaitą faktūrą reikės kurti rankiniu būdu. Tai gali būti išimtiniai atvejai, pavyzdžiui, grąžinant pinigus, išrašant nuolaidas arba atsiskaitant už paslaugas, tiesiogiai nesusijusias su dabartiniu pardavimu.
Tokiais atvejais „Odoo“ leidžia sugeneruoti sąskaitą faktūrą nuo nulio. Tai labai naudinga:
- Grąžinamos lėšos: Sukurkite rankinę sąskaitą faktūrą, kad klientui būtų grąžinti pinigai už grąžintą produktą ar paslaugą.
- Nuolaidos ir koregavimai: Taikyti ankstesnių sąskaitų faktūrų pataisymus arba sukurti papildomas nuolaidas.
- Atsiskaitymas ne pagal standartinius pardavimus: Už retkarčiais teikiamas paslaugas ar produktus, kurie nėra standartinio užsakymo dalis, sąskaitą išrašykite tiesiogiai.
Šis metodas suteikia jums didesnį lankstumą tvarkantis bet kokias situacijas, kurios gali kilti už jūsų įprasto darbo eigos ribų.
OCR naudojimas sąskaitų faktūrų nuskaitymui
Vienas iš galingiausių „Odoo“ siūlomų įrankių yra optinis simbolių atpažinimas (OCR)Naudodama šią funkciją, sistema gali nuskaityti nuskaitytas sąskaitas faktūras, išgauti atitinkamą informaciją ir automatiškai sukurti atitinkamus įrašus jūsų apskaitoje.
Tai labai palengvina darbą aplinkose, kuriose tvarkomi dideli fizinių sąskaitų faktūrų kiekiai, automatiškai jas transformuojant į skaitmenines sąskaitas faktūras, kurias galima valdyti sistemoje be rankinio duomenų įvedimo.
Elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas ir atitiktis teisiniams reikalavimams
Ispanijoje elektroninės sąskaitos faktūros, dar vadinamos FacturaE, yra reglamentuojama Karališkuoju dekretu Nr. 1619/2021. „Odoo“ siūlo visišką integraciją elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymui XML formatu, laikantis visų teisinių reikalavimų.
Elektroninių sąskaitų faktūrų privalumai yra greitesni atsiskaitymo ciklai, mažesnės saugojimo išlaidos ir mažesnė sukčiavimo rizika. Be to, šio tipo sąskaitos faktūros yra suderinamos su gavėjo apskaitos ir mokėjimo sistemomis, o tai pagreitina surinkimą.
Mokėjimų sekimas ir suderinimas
Sugeneravus ir išsiųsus sąskaitą faktūrą, „Odoo“ sistema taip pat leidžia valdyti skolų išieškojimą ir mokėjimų stebėjimą. Galite apibrėžti tolesnių veiksmų strategijas, pavyzdžiui, suplanuoti automatinius priminimus klientams, turintiems neapmokėtų mokėjimų, o tai padeda sumažinti skolų išieškojimo vėlavimus.
Be to, gavę mokėjimą, galėsite susitaikyti Sąskaitų faktūrų ir banko išrašų apskaitos įrašai. Tai leidžia lengviau atnaujinti apskaitos įrašus ir aiškiai matyti gautinas ir mokėtinas sumas realiuoju laiku.
Su „Odoo“ jūsų pelno (nuostolių) ataskaitos ir balansas automatiškai atnaujinami, kai sąskaitos faktūros ir mokėjimai suderinami.
Trumpai tariant, „Odoo“ yra išsamus sąskaitų faktūrų sprendimas, pritaikomas bet kokio tipo verslui. Nuo automatizuoto sąskaitų faktūrų išrašymo ir rankinio kūrimo išimtiniais atvejais iki integracijos su elektroninėmis sąskaitomis faktūromis ir procesų skaitmeninimo, ši sistema palengvina kasdienį darbą ir leidžia visapusiškiau kontroliuoti įmonės finansus.
„Pasidaryk pats“ ir naminių įrankių kūrėjas ir mėgėjas