Comment utiliser Microsoft Copilot : Guide complet de l’utilisateur dans Outlook, Teams et Business Central

Vous vous êtes déjà demandé comment utiliser la messagerie instantanée Microsoft Copilot au quotidien ? Cet article est pour vous. Copilot s’impose rapidement comme l’outil de travail virtuel le plus efficace pour des millions d’utilisateurs de Microsoft 365, en intégrant une intelligence artificielle (IA) de pointe à vos applications courantes. Bien que cela puisse paraître magique au premier abord, l'utilisation de Copilot est plus simple et intuitive qu'il n'y paraît, surtout avec les bonnes informations et un guide pas à pas. Vous découvrirez ci-dessous en détail comment utiliser Copilot pour discuter, poser des questions, automatiser des tâches et déclencher des actions dans Outlook, Teams, Business Central et d'autres outils Microsoft.

Ce guide est conçu pour permettre à tous, des débutants en IA aux utilisateurs quotidiens de solutions intelligentes, d'exploiter pleinement le potentiel de Copilot. Nous vous présenterons ses fonctionnalités et détaillerons, application par application, les différentes manières d'interagir avec Copilot, en combinant les conseils et astuces compilés par Microsoft et d'autres sites web spécialisés en technologie.

Qu'est-ce que Copilot et pourquoi sa messagerie va-t-elle bien au-delà d'un simple assistant ?

Microsoft Copilot est un système conversationnel basé sur l'IA, développé en collaboration avec OpenAI, les créateurs de ChatGPT, qui s'intègre directement aux applications principales de l'écosystème Microsoft 365. Elle comprend une interface de chat qui vous permet de rédiger des demandes en langage naturel, de faire des requêtes, des résumés ou de demander de l'aide pour des tâches liées à vos documents et outils.

Ce qui distingue Copilot, c'est sa structure à trois niveaux : D'une part, il utilise des modèles conversationnels avancés comme GPT-4 ; d'autre part, il s'appuie sur l'infrastructure d'entreprise de Microsoft, garantissant ainsi la confidentialité et la sécurité ; enfin, connecté à Internet, il fournit des données et des analyses actualisées, combinées à vos fichiers et ressources d'entreprise. Grâce à cela, vous pouvez non seulement trouver des réponses, mais aussi générer du contenu (texte, images avec DALL-E 3) ou automatiser des actions au sein de vos processus métier.

Copilot Il offre en permanence des informations actualisées, peut générer des résumés, expliquer des concepts, organiser des tâches et, selon le contexte et les autorisations, effectuer des opérations sur vos propres documents, calendriers, courriels ou données d'entreprise.Son intégration s'étend également à Excel, Word, Teams, Outlook, Business Central et aux autres plateformes Microsoft, via la même interface. Site Web Copilotapplications mobiles ou le navigateur Microsoft Edge.

Où puis-je utiliser le chat Copilot ?

Le chat Copilot est désormais disponible à différents endroits :

• Microsoft Teams : dans les conversations privées, les conversations de groupe, les canaux d’équipe, et également lors des réunions avec transcription active.
• Outlook : pour consulter, résumer et automatiser les tâches liées à votre boîte de réception, votre calendrier et autres tâches.
• Business Central : Permet d'effectuer des requêtes sur les données commerciales, de fournir des instructions étape par étape et d'effectuer une analyse contextuelle des données commerciales.
• Web et mobile : via des applications pour iOS et Android.
• Autres intégrations : telles que Word, Excel, PowerPoint et les outils de planification internes, où le chat facilite la rédaction, l’analyse et la gestion intelligente du contenu.

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Introduction pratique : comment commencer à discuter avec Copilot

La conception de Copilot permet une conversation fluide et naturelle. Son moteur est conçu pour comprendre le langage courant et adapter ses réponses au contexte et à l'application. Oui, N'oubliez pas que toutes les possibilités dépendent de la licence dont vous disposez et des autorisations activées dans votre compte professionnel ou étudiant, notamment pour les fonctionnalités avancées. La procédure générale pour démarrer une conversation avec Copilot suit ces étapes de base :

1. Localisez le icône Copilote Dans l'application où vous allez l'utiliser (Outlook, Teams, Business Central, etc.), vous la trouverez généralement en haut de la fenêtre ou dans un panneau latéral.
2. Cliquez sur l'icône Copilote Pour ouvrir le panneau de discussion, une zone de texte apparaîtra où vous pourrez saisir vos questions ou demandes.
3. Posez votre questionVous pouvez utiliser des phrases courtes, des questions ouvertes, des commandes ou des requêtes complexes ; Copilot tentera de les interpréter et d’y répondre directement dans la fenêtre.

L'avantage est que Copilot se souvient du contexte de la conversation, ce qui vous permet de poser des questions complémentaires ou de demander des précisions sans avoir à répéter tous les détails.

Copilote dans Microsoft Teams : tirez-en le meilleur parti dans les conversations, les canaux et les réunions.

Teams est probablement l'application où Copilot déploie le plus large éventail de fonctionnalités conversationnelles. Vous pouvez l'utiliser dans des discussions individuelles ou de groupe, des canaux collaboratifs et des réunions enregistrées. Que pouvez-vous faire exactement ?

Discutez avec Copilot dans des conversations ou des groupes.

1. Dans la barre latérale gauche de Teams, accédez à Chat et sélectionnez la conversation spécifique dans laquelle vous souhaitez utiliser Copilot.
2. Cliquez Open Copilot dans le coin supérieur droit de la conversation (son icône apparaîtra).
3. Dans le panneau de discussion, vous pouvez choisir des réponses suggérées ou saisir vos propres questions. Copilot peut fournir des résumés, lister les points clés, localiser les messages ou détecter les liens partagés.
4. Exemples utiles :
   – «Donnez-moi un résumé de ce qui s'est passé ce mois-ci.»
   – « Quelles décisions ont été prises lors de cette discussion ? »
   – « Qu’a dit Juan à ce sujet ? »
   – « Quels sont les liens les plus récents ? »
5. Affinez votre recherche en ajoutant des périodes spécifiques, telles que « décembre 2023 » ou « les deux dernières semaines ».

Une fois que Copilot a répondu, vous pouvez copier le résultat, consulter les sources de la réponse, ou même évaluer l'utilité de l'information.

À utiliser dans les discussions de réunion

Si la réunion est retranscrite, Copilot peut analyser le contenu enregistré ou transcrit et répondre aux détails qui y sont abordés. Vous pouvez poser des questions relatives aux décisions, aux actions, aux sujets abordés, ou même demander des résumés personnalisés de la réunion.

Copilote dans les canaux Teams

1. De la section Teams, sélectionnez la chaîne spécifique sur votre appareil.
2. Ouvrez la conversation du canal et appuyez sur Open Copilot en haut à droite.
3. Vous pouvez sélectionner des suggestions de messages ou écrire vos propres questions, comme dans les conversations privées.
4. Pour s'informer rapidement des dernières actualités ou suivre une discussion approfondie, Copilot génère résumés automatiques des sous-processus, en indiquant les décisions, les idées clés et les prochaines étapes à suivre.

Il suffit de sélectionner Résumé de la discussion Depuis le menu Actions ou le pied de page de la discussion ouverte, Copilot résume la discussion générale afin que vous n'ayez pas à lire chaque message.

Dialogue avec Copilot dans Outlook : exemples, utilisations et configuration

Dans Outlook, Copilot devient un allié précieux pour la gestion des e-mails, des réunions et des tâches, permettant une communication efficace directement depuis votre boîte de réception. Son activation dépend des autorisations et de la licence Copilot dont dispose votre compte professionnel ou éducatif.

Aucune licence de copilote supplémentaire n'est requise.

Si votre compte Microsoft 365 ne dispose pas du module complémentaire payant Copilot, vous pourrez :

• Demander un résumé des courriels concernant des sujets ou des contacts spécifiques (« Résumez mes courriels de la semaine dernière concernant le projet X »).
• Demandez quand aura lieu votre prochaine rencontre avec cette personne.
• Demandez de l'aide pour rédiger des messages ou des mises à jour à l'intention des clients.
• Demander des actions rapides, comme le signalement des courriels, la planification de réunions ou l'activation des réponses automatiques.

Licence de copilote incluse

Lorsque vous possédez une licence Microsoft 365 Copilot, Outlook étend sa gamme de fonctionnalités :

• Effectuer des synthèses avancées des courriels et des messages, identifier les priorités, générer des brouillons de réponses ou détecter les documents clés joints aux courriels.
• Demandez une aide proactive pour planifier les réunions, préparer des ordres du jour personnalisés ou créer des plans détaillés pour les présentations.
• Demander la génération d'e-mails de bienvenue ou d'instructions pour les nouveaux employés, incluant des organigrammes d'équipe, des liens vers la documentation pertinente et les étapes à suivre pour l'intégration.

Pour discuter, il suffit de cliquer sur le Bouton copilote en haut de l'application Outlook et commencez à taper dans la zone de discussion.

Copilote dans Business Central : La conversation portait sur les données de l’entreprise

L'utilisation de Copilot dans Business Central pousse le concept de chat intelligent encore plus loin, puisqu'il dialogue directement avec la base de données de l'entreprise et la documentation des processus internes. Cela en fait un outil puissant non seulement pour les requêtes rapides, mais aussi pour l'analyse et l'aide à la prise de décision en entreprise.

1. Cliquez sur le icône Copilote dans le coin supérieur droit de l'écran Business Central.
2. Dans le panneau qui s'affiche, saisissez votre question ou votre demande dans le champ « Poser une question ». Vous pouvez demander des listes, des résumés, des regroupements, des analyses et des calculs concernant vos ventes, vos contacts, votre inventaire ou tout autre aspect de vos données internes.
3. Examinez la réponse. Copilot peut répondre par du texte, des graphiques, des liens vers des pages de documentation et des suggestions de questions connexes.
4. La conversation est contextuelle. Vous pouvez demander des précisions ou poser de nouvelles questions sans répéter les informations déjà partagées dans la discussion.

Quels types de requêtes pouvez-vous effectuer dans Business Central ?

• Recherche d'enregistrements : Par exemple, « Afficher la dernière commande du client Adatum. »
• Obtenez des explications : « Comment enregistrer une commande ? » ou « Que signifie ce champ ? ». Copilot affichera l’explication dans la même conversation.
• Demande d'analyse : des phrases comme « Additionnez les ventes regroupées par client ce trimestre » généreront des onglets d'analyse interactifs avec les résultats.
• N'hésitez pas à poser des questions sur les extensions : si vous avez installé des applications complémentaires (comme un module de réservation d'hôtel), Copilot comprend également les questions concernant ces personnalisations.

Techniques et astuces pour optimiser vos questions

Pour améliorer la qualité des réponses de Copilot, suivez ces recommandations :

• Posez des questions spécifiques et précises.
• Posez votre question par message pour plus de précisions.
• Tirez parti des mots et expressions courants dans l'application.
• N'hésitez pas à faire un suivi ou à demander des précisions si les réponses initiales ne répondent pas à vos besoins.
• Lorsque vous changez de sujet, vous pouvez démarrer une nouvelle session de chat afin que Copilot « oublie » le contexte précédent.

Échanges avec Copilot : Bonnes pratiques et retours d’expérience

Veillez à profiter de toutes les options interactives du chat Copilot :

• Vous pouvez évaluer chaque réponse avec « J’aime » ou « Je n’aime pas » pour contribuer à améliorer l’expérience globale.
• Accédez facilement aux sources des informations suggérées pour consulter le contexte complet.
• Expérimentez les modes de réponse de Copilot (créatif, équilibré, précis) pour adapter le style à votre objectif.
• Si la réponse vous semble inexacte, reformulez votre question ou essayez de changer de contexte ; Copilot tire des enseignements de l’interaction.

À quoi pouvez-vous vous attendre au quotidien de Copilot et de sa messagerie instantanée ?

Au-delà de l'automatisation et des résumés, Copilot contribue à réduire la fatigue informationnelle. Cela raccourcit le délai entre les idées et les décisions.et booster votre productivité. Fini les allers-retours incessants entre les fenêtres et les discussions interminables : concentrez-vous sur l’essentiel sans quitter votre espace de travail habituel.

L'intégration de Copilot rapproche non seulement l'intelligence artificielle des équipes et des entreprises, mais démocratise également la technologie en permettant à chacun de communiquer avec ses données et ses outils comme avec un collègue.

Foire aux questions et liens utiles

Comme il s'agit d'une fonctionnalité en constante évolution, il est fréquent d'avoir des questions initiales ou d'avoir besoin de ressources supplémentaires. Microsoft tient à jour un référentiel complet de Assistance officielle Copilot ainsi que des centres d'aide spécifiques pour chaque application :

• Copilote dans Outlook
• Copilote dans Teams
• Copilote dans Business Central

Comment accéder à Copilot depuis le clavier dans Windows:Guide complet et astuces pour profiter de tous les raccourcis