Guía completa y detallada para usar la Herramienta de Personalización de Office (OCT)

¿Alguna vez te ha dado dolor de cabeza instalar Microsoft Office en varios equipos de una empresa o te gustaría adaptar la instalación según tus necesidades? Gestionar manualmente el despliegue de Office, eligiendo uno por uno los programas, idiomas y preferencias, puede convertirse en una auténtica pesadilla para cualquier usuario avanzado o administrador de sistemas. Por suerte, Microsoft ofrece una potente solución: la Herramienta de Personalización de Office (OCT), diseñada para facilitar implementaciones centralizadas, automatizar procesos y ahorrar muchísimo tiempo, manteniendo el control total sobre los detalles que realmente importan.

En este artículo te explico con todo lujo de detalles cómo funciona la OCT, cómo crear e implementar archivos de configuración completamente adaptados a tu entorno, qué ventajas aporta y qué errores típicos debes evitar. Ya seas técnico, responsable de IT, o simplemente quieres saber cómo personalizar la instalación de Office para que funcione exactamente como tú quieres, aquí tienes la guía más completa y fácil de entender en español.

¿Qué es la Herramienta de Personalización de Office y para qué sirve?

La Herramienta de Personalización de Office (OCT) es un recurso ofrecido oficialmente por Microsoft para administrar y personalizar las instalaciones de Office, sobre todo en entornos empresariales o de organizaciones con un número elevado de equipos. En vez de instalar Office manualmente en cada ordenador, puedes utilizarla para crear archivos de configuración (normalmente en formato XML) que definen desde qué aplicaciones e idiomas instalar hasta cómo se gestionan las actualizaciones, preferencias del usuario y licencias.

¿Quién puede aprovechar la OCT? Empresarios, responsables de IT, técnicos de sistemas y cualquier persona que quiera asegurarse de que la instalación de Office cumpla unos requisitos concretos en cada máquina. Es especialmente útil para:

• Implementaciones masivas en múltiples dispositivos.
• Reducción de errores humanos al instalar siempre la misma configuración.
• Optimización de recursos, evitando instalar herramientas innecesarias.
• Ahorrar tiempo, ya que todo el proceso puede ser automatizado.

La OCT es compatible con: versiones con licencia por volumen, Microsoft 365 Apps, Office 2024/2019 y las últimas versiones de la suite, así como productos como Visio y Project.

Ventajas de la Herramienta de Personalización de Office

La herramienta no solo permite definir qué aplicaciones de Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher…) deseas instalar o excluir, sino también:

• Control absoluto sobre la arquitectura: puedes elegir entre 32 y 64 bits, asegurándote de que la versión se adapta al hardware de cada equipo.
• Gestión de canales de actualización: determina la frecuencia y los tipos de actualizaciones que recibirán los usuarios (canal mensual, empresarial, Insider, etc.).
• Personalización de configuraciones avanzadas: define idiomas, preferencias, opciones de seguridad, claves de producto, métodos de activación y mucho más.
• Automatización y despliegue silencioso: instala Office sin que el usuario tenga que hacer nada ni tomar ninguna decisión, minimizando las interrupciones.
• Gestión centralizada de archivos de configuración: puedes guardar, editar y reutilizar configuraciones en la nube a través del centro de administración de Microsoft 365.

Además, la OCT es la mejor opción para gestionar instalaciones con licencia por volumen, ya que integra la asignación automática de claves KMS, MAK y permite escoger entre activación por usuario, por dispositivo o en equipos compartidos.

Cómo acceder y comenzar a usar la Herramienta de Personalización de Office

Si quieres aprovechar todas las ventajas de la OCT, sigue estos pasos iniciales:

1. Abre tu navegador y busca “Herramienta de Personalización de Office” o accede directamente al portal oficial de configuración de Microsoft.
2. Selecciona el producto y la versión que quieres personalizar: puedes elegir Office 2024, 2019, LTSC, 365 Apps, Visio y Project.
3. Configura paso a paso todas las opciones (desglose detallado más adelante).
4. Guarda y exporta el archivo de configuración (normalmente configuration.xml), listo para ser utilizado con la Herramienta de Implementación de Office (ODT).

Opciones clave que puedes personalizar con la OCT

La herramienta de personalización está estructurada para que vayas avanzando por secciones y configures cada aspecto con detalle. Las principales opciones son:

1. Producto y versiones

Selecciona la arquitectura (32 o 64 bits) y el producto Office exacto que deseas instalar. Asegúrate de que toda la organización usa la misma arquitectura si quieres mantener la coherencia y evitar problemas de incompatibilidad.

2. Canales de actualización

Escoge el canal de actualización según la frecuencia con la que desees recibir nuevas funciones y parches de seguridad. Los canales más comunes son:

• Mensual: para recibir lo último en características.
• Empresarial: actualizaciones más estables y menos frecuentes.
• Insider: acceso anticipado para quienes deseen probar novedades cuanto antes.

3. Aplicaciones de Office a instalar

Elige y desmarca las aplicaciones que realmente necesitas o que no deseas implementar (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher, Teams, OneNote…). Esto es clave para ahorrar espacio y no saturar los dispositivos con herramientas innecesarias.

4. Selección de idiomas

Define el idioma principal y, si lo necesitas, añade otros paquetes de idioma o selecciona que coincida con el sistema operativo del equipo. Así puedes desplegar una versión en varios idiomas para equipos con usuarios internacionales.

5. Preferencias de instalación

Decide si deseas que la instalación se realice desde la nube (CDN) o desde un origen local en tu red, mostrando o no el progreso al usuario, apagando o no las aplicaciones previas abiertas y mucho más.

6. Actualizaciones y mejoras

• Define desde dónde se descargarán las actualizaciones (nube o local).
• Elige si se comprobarán automáticamente.
• Decide si deseas quitar versiones antiguas de Office instaladas mediante MSI (muy útil para evitar conflictos).
• Establece si quieres mantener o migrar los idiomas previos tras la desinstalación de Office MSI.

7. Licencias y activación

Elige la modalidad de licencia: KMS, MAK, Microsoft 365 o licencias por usuario/dispositivo. Puedes activar automáticamente los términos del contrato de licencia, facilitando instalaciones desatendidas.

8. Información de la organización

Introduce los datos de la empresa o del responsable, junto con una breve descripción de la configuración (esto ayuda a identificar fácilmente el archivo en entornos con varias configuraciones distintas).

9. Preferencias de aplicación

Define detalles avanzados como:

• Notificaciones de macros VBA
• Ubicación predeterminada de archivos
• Formatos de archivo principales
• Opciones de privacidad y otras preferencias de usuario

Estas preferencias pueden aplicarse durante la instalación o después, a instalaciones existentes.

Cómo crear y exportar el archivo de configuración paso a paso

La creación del archivo de configuración es un proceso guiado y bastante sencillo si sigues un orden:

1. Accede a la herramienta de personalización.
2. Define la arquitectura, productos y aplicaciones.
3. Selecciona los canales de actualización y el idioma.
4. Configura las opciones de instalación y actualizaciones.
5. Elige opciones de licencia y preferencias avanzadas.
6. Introduce la información de la organización.
7. Revisa todas las opciones y pulsa en Exportar.
8. Guarda el archivo como configuration.xml o con el nombre que prefieras.

Recuerda aceptar los términos y condiciones antes de exportar la configuración. El archivo resultante contiene toda la información para la instalación automatizada de Office adaptada a tus necesidades.

Descarga, extracción y uso de la Herramienta de Implementación de Office

Para aplicar tu archivo de configuración, necesitas la Office Deployment Tool (ODT), disponible en la página oficial de Microsoft.

1. Búscalo como “Office Deployment Tool” y descarga el instalador desde la web oficial.
2. Ejecuta el instalador y acepta los términos de licencia de software.
3. Especifica una carpeta para extraer los archivos asociados.
4. Asegúrate de colocar en esa carpeta el archivo configuration.xml que has generado previamente con la OCT.

Cómo ejecutar la instalación personalizada con la OCT y ODT

El último paso es la ejecución del proceso de instalación en cada equipo o a través de tu red corporativa:

1. Abre el Símbolo del Sistema como administrador.
2. Ve a la carpeta donde están los archivos extraídos y tu configuración XML. Puedes hacerlo con:

   cd "ruta\a\la\carpeta"

3. Ejecuta el siguiente comando:

   setup.exe /configure configuration.xml

   Reemplaza configuration.xml si has usado otro nombre para tu archivo de configuración.

4. El proceso comenzará y la instalación de Office se realizará siguiendo tus preferencias.

Este método es válido tanto para nuevas instalaciones como para personalizaciones sobre instalaciones existentes (con ciertas limitaciones). Para equipos con Office ya instalado, la aplicación de cambios dependerá de qué parámetros quieras modificar y si la versión es compatible.

Administración y edición de archivos de configuración en la nube

Una de las novedades más prácticas es la posibilidad de gestionar los archivos de configuración desde la nube. Desde el centro de administración de Microsoft 365 (sección Personalización), puedes:

• Crear, editar y guardar configuraciones directamente en la nube.
• Importar archivos previamente generados para realizar ajustes o actualizarlos sin perder el histórico.
• Descargar, copiar o mover archivos a distintas carpetas para organizar flujos de trabajo.
• Usar archivos guardados en la nube como referencia directa al ejecutar la ODT, facilitando la gestión en grandes organizaciones.

Esto agiliza tanto la colaboración entre varios administradores como la gestión de múltiples versiones o configuraciones base y personalizadas.

Edición y reutilización de configuraciones existentes

¿Tienes ya un archivo de configuración pero necesitas actualizarlo? Es tan sencillo como:

1. Entrar en la Herramienta de Personalización de Office.
2. Seleccionar Importar y cargar el archivo que deseas modificar.
3. Realizar los cambios que necesites.
4. Exportar de nuevo el archivo actualizado para aplicar los cambios donde sea necesario.

Este sistema permite mantener siempre al día las configuraciones y adaptarlas a cambios en la organización, nuevas versiones de Office o modificaciones en las políticas de seguridad.

Preferencias avanzadas de usuario y ajustes específicos

La OCT va mucho más allá de seleccionar qué aplicaciones instalar. Puedes definir opciones específicas para cada aplicación, como:

• Desactivar las notificaciones de macros para ciertos equipos.
• Fijar un formato predeterminado para los nuevos documentos.
• Elegir ubicaciones por defecto para guardar archivos.
• Modificar la configuración de privacidad y enviar o no datos de uso a Microsoft.
• Establecer opciones de autoguardado para Word, Excel y PowerPoint.

Estas preferencias se pueden buscar, filtrar y revisar en la herramienta antes de exportarlas, asegurando que se adaptan a cada perfil de usuario o departamento.

Preguntas y respuestas frecuentes sobre la Herramienta de Personalización de Office

¿La Herramienta de Personalización OCT sirve solo para grandes empresas?

No. Aunque está pensada para organizaciones que necesitan implementar Office en múltiples equipos, cualquier usuario que quiera una instalación personalizada (incluso en un solo ordenador) puede beneficiarse de la OCT.

¿Puedo seleccionar solo algunas aplicaciones de Office para instalar?

Sí. Puedes instalar únicamente las herramientas que necesites y dejar fuera las que sobran. Esto es útil para reducir la carga del sistema y mejorar la experiencia del usuario.

¿Qué hago si me surgen problemas al utilizar la OCT?

Algunos consejos útiles para solucionar errores:

• Revisa cuidadosamente la configuración del archivo XML por si hubiera algún error de sintaxis o incompatibilidad.
• Consulta los registros de instalación generados por la ODT para localizar el problema.
• Reinicia el equipo antes de un nuevo intento, especialmente si el error parece estar relacionado con procesos bloqueados.
• Asegúrate de usar la última versión tanto de la OCT como de la ODT.
• En caso de duda, contacta con el soporte técnico de Microsoft para ayuda directa.

¿Puedo utilizar el mismo archivo de configuración en equipos donde ya hay una instalación de Office?

Depende del tipo de cambio y versión. Si solo quieres modificar preferencias o añadir aplicaciones, muchas veces sí. Sin embargo, hay cambios que requieren una nueva instalación o desinstalación previa. Es recomendable siempre probar primero en un grupo reducido de equipos.

Buenas prácticas para implementar Office con la OCT

• Planifica con antelación: define claramente qué aplicaciones y ajustes son imprescindibles para cada grupo de usuarios.
• Evita sobrepersonalizar: limita la configuración a lo esencial para reducir posibles incidencias.
• Haz pruebas piloto: antes de aplicar configuraciones en toda la organización, testéalas en un entorno controlado o en un número reducido de dispositivos.
• Mantén tus ficheros y herramientas actualizados: Microsoft actualiza periódicamente la OCT y la ODT para añadir nuevas funciones y solucionar problemas.
• Automatiza las actualizaciones: configura la gestión automática de parches y mejoras de seguridad para tener tus instalaciones siempre al día.

La Herramienta de Personalización de Office se ha convertido en la mejor aliada para administradores de sistemas y usuarios avanzados que quieren implantar Office de manera precisa, rápida y sin margen de error. Desde seleccionar únicamente las aplicaciones que realmente vas a utilizar hasta automatizar todo el proceso de instalación y activación, la OCT te da el control absoluto para trabajar de forma más eficiente y con menos sorpresas. Dedicar un rato a preparar una configuración óptima te evitará innumerables quebraderos de cabeza en el futuro, ya sea gestionando solo un equipo o todo un conjunto de dispositivos dentro de una organización.

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