Guía completa para configurar una impresora en red en Windows paso a paso

Configurar una impresora en red en Windows puede parecer complicado si no sabes por dónde empezar, pero en realidad es un proceso que, bien explicado, se convierte en un trámite rápido y muy útil. Ya sea en el entorno doméstico o en la oficina, compartir una impresora entre varios dispositivos multiplica la productividad y reduce costes.

En este artículo te vamos a explicar todo lo que necesitas saber para conectar, compartir e instalar una impresora en red, tanto en Windows 7, 10 como 11, abarcando todas las posibles formas de conexión: USB, WiFi, por dirección IP o mediante el router. También abordamos las soluciones más comunes cuando algo no funciona como debería.

¿Qué significa tener una impresora en red?

Una impresora en red es aquella que no está conectada directamente a un único ordenador, sino que forma parte de una red local, generalmente por WiFi o por cable Ethernet. Esto permite que varios usuarios puedan imprimir desde sus dispositivos sin necesidad de moverse, compartir archivos o conectar físicamente nada.

En casas con varios ordenadores o dispositivos móviles, y especialmente en empresas, centralizar la impresión en un solo equipo es una forma inteligente de ahorrar en equipos, tinta y energía.

Opciones para compartir una impresora en red

Existen tres formas principales para tener una impresora accesible desde la red local:

1. Compartir una impresora USB conectada a un ordenador: ese ordenador actúa como puente, pero debe estar encendido para que otros dispositivos accedan.
2. Conectar la impresora directamente al router con cable Ethernet: se convierte en un dispositivo de red independiente.
3. Conectarla vía WiFi desde su propio panel o con software del fabricante: es la forma más cómoda y moderna.

Preparativos antes de configurar

Antes de pasar a la configuración, asegura de lo siguiente:

• La impresora debe tener soporte para red (Ethernet o WiFi normalmente).
• Acceso a la red WiFi o router para conectar el dispositivo o asignar IP.
• Drivers actualizados, ya sea instalados por Windows o descargados desde la web oficial del fabricante.
• Cambiar el perfil de red a ‘Privado’ para evitar bloqueos por seguridad.

Cómo compartir una impresora conectada por USB

Si tu impresora está conectada físicamente a un ordenador mediante cable USB, puedes hacerla accesible al resto de equipos de esta forma:

1. Ve a Configuración > Dispositivos > Impresoras y escáneres.
2. Selecciona la impresora en cuestión y pulsa Administrar.
3. En la columna izquierda, haz clic en Propiedades de impresora.
4. Accede a la pestaña Compartir y marca la casilla Compartir esta impresora.
5. Asigna un nombre para identificarla fácilmente y pulsa Aplicar y luego Aceptar.

Este método requiere que el ordenador con la impresora USB esté siempre encendido.

Cómo conectar una impresora en red mediante cable Ethernet

Este método es ideal si no quieres depender de un ordenador anfitrión. Solo necesitas que la impresora disponga de un puerto RJ45 (como el de los routers).

Los pasos son:

1. Conecta la impresora al router con un cable de red.
2. Enciéndela y espera unos minutos: el router le asignará una dirección IP automática por DHCP.
3. Desde tu ordenador, ve a Impresoras y escáneres y elige Agregar una impresora o escáner.
4. Si no aparece automáticamente, selecciona la opción Mi impresora no está en la lista.
5. Escoge Agregar una impresora mediante dirección TCP/IP e introduce la IP asignada por el router.
6. Windows intentará detectar la impresora y instalará los controladores necesarios.

¿Cómo encontrar la dirección IP de la impresora?

Algunas formas de saber la IP asignada a la impresora:

• Desde el panel de la propia impresora, suele haber una opción de imprimir hoja de configuración.
• Desde el router, accediendo a la sección de dispositivos conectados.
• Mediante el comando netstat -r en CMD.

Conexión de impresoras WiFi

La mayoría de modelos actuales permiten conectarse directamente por WiFi. Puedes hacerlo desde los propios botones de la impresora o ejecutando el asistente de instalación del fabricante:

1. Desde la impresora, accede a ajustes de red y selecciona tu WiFi.
2. Introduce la contraseña y espera a que se conecte correctamente.
3. En el PC, ve a Inicio > Configuración > Dispositivos > Impresoras y escáneres.
4. Haz clic en Agregar una impresora o escáner. Windows debería detectarla automáticamente.

En caso contrario, pulsa en la opción de agregar manualmente mediante dirección IP como se indicó antes.

Configurar una impresora compartida desde otro equipo

Una vez que la impresora está compartida desde un equipo (host), debes agregarla desde el resto (clientes):

1. Abre el Explorador de archivos y entra en Red.
2. Verás el nombre del equipo donde está conectada la impresora. Entra y selecciona la impresora compartida.
3. Se iniciará la instalación automática.
4. Si no se detecta correctamente, accede a Panel de control > Programas > Activar/desactivar características de Windows.
5. Activa Compatibilidad con protocolo SMB 1.0/CIFS y reinicia el equipo.

Cómo establecer la impresora como predeterminada

1. Abre Impresoras y escáneres desde el menú Inicio.
2. Selecciona la impresora que acabas de instalar y pulsa en Administrar.
3. Haz clic en Establecer como predeterminada.

Errores comunes y cómo solucionarlos

A veces, aunque sigas todos los pasos, puede que no funcione. Estas son las causas más habituales:

• La impresora no aparece: asegúrate de que está encendida y conectada correctamente.
• Problemas de IP: a veces cambia si no la fijas. Reconfigúrala como IP estática.
• Drivers desactualizados: revisa en el Administrador de dispositivos si hay errores o descarga desde la web oficial.
• Firewall de Windows bloqueando: desactiva temporalmente el firewall o incluye la impresora en las excepciones.
• Actualizaciones recientes: algunos parches provocan fallos. Comprueba si hay nuevas actualizaciones disponibles (win + I > Actualizaciones).

Impresoras en red con Windows 7, 10 y 11

Cada versión del sistema operativo tiene ligeras diferencias en los menús, pero el proceso es prácticamente el mismo.

Windows 7

1. Ve a Panel de Control > Dispositivos e impresoras.
2. Selecciona Agregar impresora y luego Agregar una impresora de red.
3. Si no aparece, pulsa en La impresora deseada no está en la lista.
4. Agrega por nombre o dirección IP.
5. Instala el driver y finaliza imprimiendo una página de prueba.

Windows 10 y 11

1. Entra en Inicio > Configuración > Dispositivos > Impresoras y escáneres.
2. Pulsa sobre Agregar impresora o escáner.
3. Si no se reconoce, haz clic en Mi impresora no está en la lista.
4. Selecciona agregar mediante nombre, WiFi o IP según el caso.

Glosario rápido de términos clave

• Router: Dispositivo que conecta a internet o redes internas.
• IP: La dirección única dentro de la red de cada equipo.
• DHCP: Servicio que asigna IPs automáticamente.
• Driver: Software que permite al sistema interactuar con la impresora.

Como has visto, tener una impresora en red permite imprimir de forma cómoda desde cualquier equipo sin necesidad de mover archivos o cambiar cables. Ya sea mediante conexión directa por cable Ethernet, compartida por USB o por WiFi, Windows ofrece múltiples formas de gestionar la impresión en red. Siguiendo los pasos adecuados y resolviendo los posibles errores, cualquier usuario podrá disfrutar de esta funcionalidad sin complicaciones.

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