Cómo chatear con Copilot de Microsoft: Guía completa de uso en Outlook, Teams y Business Central

Si alguna vez te has preguntado cómo conversar o sacar partido al chat de Copilot de Microsoft en tu trabajo diario, este artículo te interesa. Copilot se está convirtiendo rápidamente en el compañero de trabajo virtual más eficaz para millones de usuarios de Microsoft 365, integrando inteligencia artificial (IA) de última generación en tus aplicaciones de siempre. Aunque parezca magia al principio, el aprovechamiento de Copilot es más sencillo e intuitivo de lo que crees, especialmente si cuentas con la información adecuada y una guía paso a paso. En las próximas líneas aprenderás en profundidad cómo utilizar Copilot para chatear, consultar, automatizar y activar tareas en Outlook, Teams, Business Central y otras herramientas del entorno Microsoft.

Este recorrido está diseñado para que cualquier persona —tanto quienes dan sus primeros pasos en la IA como quienes ya conviven con soluciones inteligentes en el día a día— pueda aprovechar el potencial de Copilot. No solo te presentaremos sus posibilidades, sino que también detallaremos, aplicación por aplicación, las diferentes formas de chatear con Copilot, combinando los trucos y funcionalidades que Microsoft y otros grandes portales especializados han ido recogiendo.

¿Qué es Copilot y por qué su chat va mucho más allá de un simple asistente?

Copilot de Microsoft es un sistema conversacional basado en inteligencia artificial, desarrollado en colaboración con OpenAI, los creadores de ChatGPT, que se integra directamente en las aplicaciones principales del ecosistema Microsoft 365. Presenta una interfaz de chat que te permite escribir peticiones en lenguaje natural, realizando consultas, resúmenes o solicitando ayuda para tareas envueltas en el propio contexto de tus documentos y herramientas.

Lo diferenciador de Copilot es su triple capa: por un lado, utiliza avanzados modelos conversacionales como GPT-4; por otro, se apoya en la infraestructura empresarial de Microsoft, conservando privacidad y seguridad; y, finalmente, está conectado a internet, proporcionando datos actualizados y análisis combinados con tus archivos y recursos corporativos. Todo ello permite no solo encontrar respuestas, sino también generar contenido (textos, imágenes mediante DALL-E 3) o automatizar acciones dentro de los flujos empresariales.

Copilot ofrece siempre información fresca, puede generar resúmenes, explicar conceptos, organizar tareas y, dependiendo del contexto y permisos, ejecutar operaciones sobre tus propios documentos, calendarios, correos o datos empresariales. Su integración, además, se extiende a Excel, Word, Teams, Outlook, Business Central y otras plataformas de Microsoft, a través del propio portal web de Copilot, aplicaciones móviles o el navegador Microsoft Edge.

¿Dónde puedo usar el chat de Copilot?

El chat de Copilot se encuentra ya disponible en distintos espacios:

• Microsoft Teams: tanto en chats privados, grupales como en canales de equipo, y también en reuniones con transcripción activa.
• Outlook: para consultar, resumir y automatizar gestiones vinculadas a la bandeja de entrada, calendario y tareas.
• Business Central: permite consultas sobre datos comerciales, instrucciones paso a paso y análisis contextual de los datos empresariales.
• Web y móviles: a través de o apps para iOS y Android.
• Otras integraciones: como Word, Excel, PowerPoint y planners internos, donde el chat ayuda en la redacción, análisis y gestión inteligente de contenidos.

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Introducción práctica: cómo empezar a chatear con Copilot

El diseño de Copilot permite que la conversación fluya de manera natural. El motor está preparado para entender el lenguaje coloquial y adaptar sus respuestas según el contexto y la aplicación. Eso sí, recuerda que las posibilidades completas dependen de la licencia que tengas y los permisos habilitados en tu cuenta profesional o de estudiante, especialmente para funcionalidades avanzadas. El proceso general para iniciar un chat con Copilot sigue estos pasos básicos:

1. Localiza el icono de Copilot en la aplicación donde vayas a usarlo (Outlook, Teams, Business Central, etc.). Por lo general, lo encontrarás en la parte superior de la ventana o en un panel lateral.
2. Haz clic en el icono de Copilot para abrir el panel de chat. Se activará un cuadro de texto donde escribirás tus preguntas o peticiones.
3. Plantea tu cuestión: puedes usar frases cortas, preguntas abiertas, comandos o solicitudes complejas; Copilot intentará interpretarlas y responderá directamente en la ventana.

La ventaja es que Copilot recuerda el contexto de la conversación, así que puedes hacer preguntas de seguimiento o pedirle aclaraciones sin necesidad de repetir todos los datos.

Copilot en Microsoft Teams: Sácale partido en chats, canales y reuniones

Teams es, probablemente, el espacio donde Copilot despliega su mayor gama de funcionalidades conversacionales. Puedes invocarlo tanto en chats individuales o grupales, como en canales colaborativos y en el contexto de reuniones registradas. ¿Qué puedes hacer exactamente?

Chatear con Copilot en conversaciones o grupos

1. En la barra lateral izquierda de Teams, entra en Chat y selecciona el chat concreto donde deseas usar Copilot.
2. Pulsa Abrir Copilot en la esquina superior derecha del chat (aparecerá su icono).
3. En el panel del chat, puedes elegir respuestas sugeridas o escribir tus propias preguntas. Copilot puede realizar resúmenes, listar puntos clave, localizar mensajes o detectar enlaces compartidos.
4. Ejemplos útiles:
   – «Hazme un resumen de lo que ha pasado este mes.»
   – «¿Qué decisiones se han tomado en este chat?»
   – «¿Qué dijo Juan sobre tal tema?»
   – «¿Cuáles son los enlaces más recientes?»
5. Perfecciona la consulta añadiendo periodos de tiempo concretos, como “diciembre 2023” o “últimas dos semanas”.

Una vez Copilot te responde, puedes copiar el resultado, consultar las fuentes de la respuesta o incluso dejar valoraciones sobre la utilidad de la información.

Uso en chats de reunión

Si la reunión está siendo transcrita, Copilot puede analizar el contenido grabado o transcrito y contestar sobre detalles tratados en la misma. Puedes hacer preguntas relacionadas con decisiones, acciones, temas debatidos o incluso pedir resúmenes personalizados de la reunión.

Copilot en canales de Teams

1. Desde la sección Teams, selecciona el canal concreto dentro de tu equipo.
2. Abre la conversación de canal y pulsa Abrir Copilot en la parte superior derecha.
3. Puedes seleccionar sugerencias de mensajes o escribir tus propias preguntas, igual que en chats privados.
4. Para enterarte rápido de las novedades o seguir un hilo largo, Copilot genera resúmenes automáticos de los subprocesos, señalando decisiones, ideas clave y pasos próximos a seguir.

Con solo seleccionar Resumir hilo desde el menú de acciones o el pie del hilo abierto, Copilot resume el debate general para que no tengas que leer mensaje por mensaje.

Chatear con Copilot en Outlook: Ejemplos, usos y configuración

En Outlook, Copilot se intensifica como un aliado para gestionar el correo, las reuniones y las tareas, permitiendo un flujo de comunicación eficiente directamente desde tu bandeja de entrada. Su activación depende de los permisos y la licencia Copilot que tenga tu cuenta profesional o educativa.

Sin licencia adicional de Copilot

Si tu cuenta de Microsoft 365 no tiene el complemento de pago Copilot, podrás:

• Pedir resúmenes de correos en torno a temas o contactos concretos («Resumir mis correos de la última semana sobre el proyecto X»).
• Consultar cuándo es tu próxima reunión con alguna persona.
• Pedir ayuda para redactar mensajes o actualizaciones a clientes.
• Solicitar acciones rápidas, como marcar correos, programar reuniones o activar respuestas automáticas.

Con licencia de Copilot incluida

Cuando tienes la licencia Copilot de Microsoft 365, Outlook amplía el abanico de capacidades:

• Realizar resúmenes avanzados de correos y mensajes, identificando prioridades, generando borradores de respuestas o detectando documentos clave adjuntos en los mails.
• Solicitar ayuda proactiva para planificar reuniones, preparar agendas personalizadas o crear esquemas detallados para presentaciones.
• Pedir generación de mails de bienvenida o instrucciones a nuevos empleados, incluyendo diagramas del equipo, enlaces a documentación relevante y pasos a seguir para la incorporación.

Para chatear, basta con hacer clic en el botón de Copilot en la parte superior de la app de Outlook y empezar a escribir en el cuadro de chat.

Copilot en Business Central: El chat orientado al dato empresarial

El uso de Copilot en Business Central lleva el concepto de chat inteligente un paso más allá, ya que conversa directamente con la base de datos de la empresa y la documentación de los procesos internos. Esto lo convierte en una potentísima herramienta no solo para consultas rápidas, sino para análisis y orientación en la toma de decisiones empresariales.

1. Haz clic en el icono de Copilot en la parte superior derecha de la pantalla de Business Central.
2. En el panel que aparece, escribe tu pregunta o petición en «Hacer una pregunta». Puedes pedir desde listados, resúmenes, agrupaciones hasta análisis y cálculos sobre tus ventas, contactos, inventarios o cualquier otra entidad de tus datos internos.
3. Revisa la respuesta. Copilot puede responderte con texto, gráficos, enlaces a páginas de la documentación y sugerencias de preguntas relacionadas.
4. La conversación es contextual. Puedes pedir aclaraciones o desarrollar nuevas preguntas sin repetir información ya transmitida en el chat.

¿Qué tipo de consultas puedes hacer en Business Central?

• Buscar registros: Por ejemplo, “Muéstrame el último pedido de ventas del cliente Adatum”.
• Obtener explicaciones: “¿Cómo puedo publicar un pedido de venta?” o “¿Qué significa este campo?”. Copilot abrirá la explicación en el mismo chat.
• Solicitar análisis: Frases como “Suma las ventas agrupadas por cliente este trimestre” generarán pestañas de análisis interactivas con los resultados.
• Preguntar por extensiones: Si tienes aplicaciones complementarias instaladas (como un módulo de reservas de hoteles), Copilot entiende preguntas sobre esas personalizaciones también.

Técnicas y trucos para optimizar tus preguntas

Para mejorar la calidad de las respuestas de Copilot, sigue estas recomendaciones:

• Plantea preguntas concretas y precisas.
• Haz una pregunta por mensaje para mayor claridad.
• Aprovecha palabras y términos habituales en la aplicación.
• No dudes en hacer seguimiento o aclaraciones si las respuestas iniciales no cubren tu necesidad.
• En cambios de tema, puedes iniciar una nueva sesión de chat para que Copilot ‘olvide’ el contexto anterior.

Chatear con Copilot: Buenas prácticas generales y feedback

Asegúrate de aprovechar todas las opciones interactivas del chat de Copilot:

• Puedes calificar cada respuesta con «Me gusta» o «No me gusta» para ayudar a mejorar la experiencia global.
• Accede fácilmente a las fuentes de la información sugerida para consultar el contexto completo.
• Experimenta con los modos de respuesta que ofrece Copilot (creativo, equilibrado, preciso) para adaptar el estilo a tu objetivo.
• Si la respuesta parece inexacta, reformula tu pregunta o prueba a cambiar de contexto; Copilot aprende de la interacción.

¿Qué puedes esperar de Copilot y su chat en el día a día?

Más allá de la automatización y los resúmenes, Copilot ayuda a reducir la fatiga de información, acorta los tiempos entre ideas y decisiones, y elevar la productividad. Podrás olvidarte de saltar entre ventanas o perderte en hilos interminables y centrarte en resolver tareas clave sin salir del espacio donde ya trabajas.

La integración de Copilot no solo acerca la inteligencia artificial a equipos y empresas, sino que democratiza la tecnología permitiendo que cualquier persona pueda comunicarse con sus datos y herramientas como lo haría con un compañero de trabajo.

Preguntas frecuentes y enlaces útiles

Al tratarse de una función en constante evolución, es frecuente tener dudas iniciales o necesitar más recursos. Microsoft mantiene un completo repositorio de ayuda oficial de Copilot así como centros de ayuda específicos para cada aplicación:

• Copilot en Outlook
• Copilot en Teams
• Copilot en Business Central

Cómo acceder a Copilot desde el teclado en Windows: Guía completa y trucos para aprovechar todos los atajos